Just another day at the office

Toinen viikko Lontoossa on pyörähtänyt käyntiin, ja hommat alkavat sujua jo hieman paremmin. Työpäivämme alkaa yleensä kello 10 aamulla aamiaisen jälkeen. Uloskirjausaika on kello 11 joten siihen asti teemme enimmäkseen niitä. Uloskirjaus on melko helppo tehdä, koska yleensä asiakas vain tuo avaimen ja lainaamansa tavaran (pyyhe, adapteri, hiustenkuivaaja), ja hänelle annetaan hänen jättämänsä pantti takaisin joka voi olla joko 20 puntaa, passi, ajokortti tai henkilökortti. Tavarat lainataan 5 punnan panttia vastaan, jonka saa takaisin palauttaessaan sen. Aina kun rahaa liikkuu, kirjoitetaan siitä kuitti ja tapahtumat kirjataan koneelle Daily-taulukkoon.

Daily

Sisäänkirjausaika on kahdelta, ja sitä ennen tarkastamme ja kirjaamme järjestelmään uusia varauksia, vastailemme sähköposteihin ja puhelimeen, pesemme pyykkiä, päivitämme varaussivustoille varaustilanteen eri päiville ja käymme hoitamassa juoksevia asioita kuten avainten teettämistä ja pyykkien kuivaamista. Jos asiakkaat saapuvat ennen sisäänkirjausaikaa, voivat he jättää laukkunsa matkatavarahuoneeseen. Yleensä huoneet saadaan siivottua jo ennen kahta, jolloin asiakkaat pääsevät jo aiemmin huoneisiinsa.

Varaukset tulevat sähköpostiin kolmen eri varaussivuston kautta: hostelworld.com, hostelbookers.com ja budgetplaces.com. Varauksia ei oteta lainkaan puhelimitse tai sähköpostitse (poikkeuksena ryhmävaraukset). Tehtäessä varaus paikan päällä vastaanotossa tulee varauksesta maksaa puolet ennakkoon. Walk-in asiakkailta tulee aina tarkastaa henkilöllisyystodistus.

Varaukset tulostetaan sähköpostista, ja kirjataan varausjärjestelmään. Internetvarausten yhteydessä asiakkaat maksavat ennakkomaksun, ja loput sisäänkirjautumisen yhteydessä. Varausjärjestelmästä etsitään asiakkaan varaama huone (4, 6, 8, 10 tai 12 hengen huone) ja siihen kirjataan ensimmäiseksi asiakkaan nimi. Sitten avataan kommentti johon kirjoitetaan varauksen tiedot (mistä sivustolta varattu, saapumispäivä, ennakkomaksun määrä sekä paljonko maksettavaa on jäljellä, petien ja öiden määrä sekä varaajan nimikirjaimet).

Iloisina vastaanotossa

Kun asiakas saapuu, ensiksi häntä pyydetään täyttämään henkilötietolomake. Sillä aikaa etsimme hänet varausjärjestelmästä, ja varmistamme varauksen tiedot sekä paljonko maksettavaa on jäljellä. Tämän jälkeen täytämme maksutiedot henkilötietolomakkeeseen. Sitten perimme maksun ja pantin avainta vastaan asiakkaalta, ja hän voi maksaa joko kortilla tai käteisellä. Avaimen kanssa asiakkaalle annettaan infolappu, josta kerromme tärkeimmät asiat kuten uloskirjaamisajan, koska ja missä aamiainen tarjoillaan, mistä löytyvät suihkut ja vessat sekä keittiö ja olohuone sekä WiFi salasanat. Lappuun kirjoitetaan huoneen sekä sängyn numero sekä ovikoodit ja annetaan ilmainen juomalippu baariin. Sisäänkirjautumisen jälkeen järjestelmään merkataan asiakas sisäänkirjautuneeksi ja maksaneeksi, sekä mitä hän on jättänyt pantiksi.

Daily-taulukkoon kirjataan kaikki tapahtumat joissa rahaa on liikkunut. Kun maksutapahtumia on kertynyt jonkun verran, tulee kassakoneesta tulostaa raportti ja tarkastaa, että summat täsmäävät. Raporttiin kirjoitetaan viimeisimmän kuitin numero kun kaikki on ok.

Vastaanotossa vaihdetaan myös euroja punniksi, muttei toisin päin. Hostellin kurssi on 1,4 euroa puntaa kohti.

Oona ja Pave